ENJEU #4 : RENDRE LES RÉUNIONS PLUS EFFICACES

 

Comment rendre les réunions de travail plus efficaces ?

 

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Aujourd’hui, nombreux sont les collaborateurs qui se plaignent des réunions de travail, souvent ennuyeuses et surtout inefficaces. Ces pratiques – qui devaient amener à des prises de décisions rapides et collectives – sont mal perçues par les collaborateurs qui y participent. Pire, les réunions de travail sont aujourd’hui assimilées à une perte de temps.

D’après les études sur le sujet, la durée moyenne d’une réunion de travail est de 1h50. C’est long, 1h50, très long, surtout lorsqu’on sait que l’attention d’un adulte commence à diminuer au-delà d’1h d’écoute !

Les spécialistes estiment qu’un cadre passe en moyenne entre 4 et 10 ans de sa vie en réunion. Autant dire que ces dernières ont tout intérêt à être le plus efficace possible. Un détail majeur auquel on ne pense pas toujours : considérant que le temps c’est de l’argent, les ressources financières consumées par les réunions de travail en entreprise peuvent représenter jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros.

Voici une infographie sur les réunions en entreprise qui vous fera comprendre qu’il est temps de changer nos pratiques concernant ces-dernières :

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Grâce à de nombreux outils et services numériques, il est désormais possible de préparer ses réunions de travail de la façon la plus optimale qui soit (Plateformes collaboratives, To-do lists, Agendas en ligne, …). Chaque collaborateur peut se préparer en amont pour gagner du temps et rendre sa future réunion de travail la plus intéressante et enrichissante possible.

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NOS 10 ASTUCES POUR
AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DE VOS RÉUNIONS

 

Au cas où vous n’utiliseriez toujours pas le mode réunion de notre plateforme collaborative, nous avons tout de même décidé de vous venir en aide en partageant avec vous dix petites astuces de base qui vous permettront d’accroître votre productivité lors de vos réunions ;)

 

Oublier la réunion de travail au retour du déjeuner

Il n’est un secret pour personne que le plage horaire 13h-15h n’est pas le meilleur créneau pour réfléchir tous ensemble sur diverses problématiques de l’entreprise. Organiser une réunion de travail à cette heure là c’est le meilleur moyen pour se retrouver face à des participants qui digèrent leur repas en somnolant.

Déterminer l’animateur de la réunion de travail

Pour gagner en efficacité, vous avez tout intérêt à choisir un bon animateur pour votre réunion de travail. Ce dernier aura pour objectif de diriger la réunion et de la relancer si éventuellement elle commence à s’essouffler. Il faut donc trouver la bonne personne en interne pour le faire. C’est à dire celle qui combinera à la fois une personnalité entraînante (pour lutter contre l’ennui) et les compétences adéquates (pour lutter contre l’inefficacité).

Établir un ordre du jour et s’y tenir

Rien de mieux qu’un ordre du jour prédéfini pour structurer votre réunion de travail. En déterminant à l’avance les sujets qui seront traités, vous permettrez à vos collaborateurs de réfléchir en amont sur vos problématiques. Ainsi, lorsque vient la réunion de travail, chacun est préparé à aborder les sujets du jour en ayant déjà préparé la réflexion au préalable.

S’imposer une limite de temps

Rappelez-vous qu’un cadre passe entre 4 et 10 ans en réunion, il est donc important de limiter la durée des réunions de travail. Une réunion qui dure 60 minutes laisse suffisamment de temps aux participants pour prendre des décisions collectives. Bien sûr, le temps alloué dépendra de l’ordre du jour.

Sinon prendre des pauses régulièrement

Si l’ordre du jour est trop important pour être traité en une heure, il est nécessaire de réaliser des pauses régulières. Si une réunion de travail doit permettre aux collaborateurs de réfléchir tous ensemble, elle ne doit pas non plus épuiser les participants. Dans le cas contraire, la réunion de travail commencera à devenir éprouvante mentalement et nuira à la productivité des participants pour tout le reste de la journée.

Éteindre son portable pour éviter les tentations

Il n’y a rien de plus gênant qu’un portable qui sonne en pleine réunion de travail. Bien sûr vous pouvez mettre votre smartphone en mode vibreur ou en mode silencieux pour vous prémunir contre ce genre de désagrément mais nous vous conseillons tout de même de l’éteindre. Vous éviterez ainsi la tentation de consulter vos réseaux sociaux et vos mails ou encore de jouer au dernier jeu à la mode. Autant de comportements qui nuisent à l’efficacité de la réunion de travail.

Ne pas s’enliser sur des points anecdotiques

Si les réunions de travail sont faites pour clarifier collectivement certaines situations, elles ne doivent pas être polluées par des points de détails. Il est en effet préférable de profiter de ce rassemblement pour dégrossir un maximum le sujet sans se soucier des détails. Ces derniers devront être traités mais la réunion de travail n’est pas le lieu adéquat vous l’aurez compris ;)

Planifier les futures actions

La fin de la réunion de travail approchant, il est temps de résumer ce qu’il s’y est dit et de passer à l’action. Vous devez déterminer qui fait quoi, sur quel point doit avancer l’équipe marketing par exemple … La réunion de travail doit donner naissance à des actions concrètes. De cette manière, les réunions perdront cette étiquette de moments inutiles et inefficaces.

Se garder un petit moment pour traiter d’autres sujets

Si vous avez communiquer l’ordre du jour suffisamment en amont de la réunion de travail, vos collaborateurs sont sûrement venus avec de multiples idées. Cependant il y a des chances qu’ils aient d’autres suggestions à soumettre et ce sur des sujets qui n’avaient peut être rien à voir avec le sujet de la réunion. Se réserver un petit moment à la fin de la réunion permet de se réunir autour de ces idées et de ces informations et d’étudier de nouvelles améliorations de produits, des espaces de vente ou de logistique.

Du café et encore du café …

Le meilleur ami du professionnel !